プロジェクトマネジメントというスキルは貴重である
弊社は2014年8月中旬に新オフィスに移転致しました。新しいオフィスに引っ越ししようかな、と思い始めたのが2014年2月上旬。それから半年ほどで無事に引っ越しました。分からないことだらけでスタートしましたが何とか無事に引っ越すことができました。次にオフィスを移転する時の備忘録もかねてオフィス移転までの経緯を連載で書いていこうと思います。普段記載しているOwned Mediaの記事と比べると非常に緩い連載になりますが、お付き合い頂ければ幸いです。
前回の「第9回 内装工事が始まる」ではついにオフィスの内装工事が始まるとともに、インドネシアから造作家具が輸送された話を書きました。今回はいよいよ造作家具が到着して、内装工事が完成する話です。
「想定外」はつきもの
9月上旬に無事インドネシアを出港したインドネシアの造作家具。到着は9月22日月曜日予定のため、オフィスへの運び込み、棚の取り付けを9月28日に設定します。多少日程的にも余裕を持っているため、大丈夫であろうとのこと。ところが、、、台風の影響でしばらく香港で足止めを食らった影響で、日本の港への到着は9月26日。1日では税関処理が終わらないとのことで、泣く泣く1週間遅らせ10月5日に設定します。
しかも、様々な「想定外」が起こります。
今回はインドネシアの家具会社を使ったのですが、オフィス移転の全体管理を仕切ったデザイン会社のヴィスさんとは初めての取引ということもあり、様々なポテンエラーが発生します。
まず、インドネシアを出港したセンターテーブルですが、大きすぎて、かつ重すぎてオフィスがあるビルのエレベーターには詰め込めないため、手で運ぶ必要があると判明します。しかし、、、人出で運ぶには限界もあるため、クレーン車を手配して2階に運びこむことになります。もし、これが高層階だったらどうなるんだろうとか、うちのオフィスは2階にも出入口があるため良かったのですが、これが2階に入り口が無いタイプのビルだったらどうなっていたのだろうか、とか。正直これ発注時にも分かっていたことではないの？？という思いはあるものの、まずはクレーンを手配して難を切り抜けます。
また、インドネシアへの家具発注費用には物流費も入っているとのことでしたが、その物流費は20フィートコンテナを借りて、日本の港に到着するまで。日本の港からオフィスまでの物流費は抜けていることがわかりました。税関処理、トレーラーの費用、倉庫保管費用、その他に様々な費用が乗ってきましてなんとお値段100万円！！を超える出費が発生します。結果的にインドネシアで家具を造作してもらって非常に質の良い物ができたので、結果論として良かったのですが、実は造作家具のトータル費用は日本でメラミン合板で造作した場合よりもだいぶ高くつきました。これは見積りの横比較が正しくなされていないという初歩的な大チョンボ。もうこの辺まで来たタイミングでは、予算を死ぬほどオーバーしていたので、もう多少の想定外の出費でも開き直っており、笑って済ませていましたが。笑
ついでに、先の話も少し触れてしまうと、引っ越し前日に行った引っ越し工程の打ち合わせも、相当怪しい”行き当たりばったり感”が満載であったため、嫌な予感がしたのですが、実際には当日行ってみると大混乱が発生して、嫌な予感は現実の通りとなります。弊社は引っ越しなどに関するプロジェクトマネジメントは全くの素人ですが、それでも様々なコンサルティングのプロジェクトマネジメントは経験があります。引っ越しのプロの業者が担当するから大丈夫とのことで不安ながら、あまり気になる点をあまり言わないままお任せしたのですが、結果的には当日中に引っ越しが終わらず、別のトラブルも有り翌朝の4時までかかりました。
人間は自分の能力を多少高めに見る傾向があるので、引っ越し翌日は、「こんなことだったら我々でタスク洗い出しとスケジュール作成を任せて貰えればよかったね。」と軽口を叩いていました。笑 冗談はさておき、プロジェクトマネジメントは非常に重要な仕事なので、不安があったら任せずにガシガシと指摘したほうが良いということですね。これは引っ越しだけに限らないことですが。
では、引っ越し当日の模様を少し書いて行こうと思います。
台風前夜の引越し作業
さて、いよいよ10月5日引っ越しの日です。10月6日の日本列島を直撃することとなる台風18号の影響もあり、朝から激しい雨に見舞われていました。ビルの管理会社からは風が強い場合は危険なのでクレーン利用の中止を言われているため、これ以上天候が悪くならないことを祈るばかりです。
朝9時に集合したものの、引越し業者の到着が遅れてリラックスして待機する面々。笑
続々と荷物が入り始めて、ついに大物の会議室テーブルが到着。こちらは2.7メートルとなかなかな大物のためクレーン車で運び込み。
2階に無事吊るしあげた？あと、会議室へいれるのがまた困難。ぎりぎりの幅を通って無事会議室へ。
会議室にテーブルが入った時点で見学者からは盛大な拍手が！ やはり、職人の技を持った男達の働きは眼を見張るものがあります。ほんの数センチのギリギリなテクニックで会議室へ運び込みました。
さて、続いては3.7メートル、重さ500kgのセンターテーブルの運び込みです。トラックに積んである時から、ヤバイくらいの大きさでしたので、本当にこれが持ち上がるのか非常に皆も興味津々です。（とは言え、持ち上がらないと困るのですが・・・）
まずはセンターテーブルに入念に紐を括りつけていきます。この時点でだいぶ雨風が強くなり、職人さんたちの顔つきも多少厳しくなってきています。
2階の廊下まで運び込まれましたが、更にここからが一苦労です。
あまりに大きくて、入り口のドアから入るかがギリギリです。え、入らなかったらマズイじゃん、ということなのですが。。。職人さんたちの怒号が飛び交う中、本当にギリギリのところでセンターテーブルが入ります。誰だ、こんなギリギリな設計をしたのは？笑
無事に入りまして、ついに設置です。インドネシアでは11人で運んだというセンターテーブルですが、日本ではプロフェッショナルの8人のオトコ達が持ち上げます。
巨大なセンターテーブルが入ったあと、勝手に廊下のソファを開梱して、運び入れ、ちょっと一息する面々。笑 右のY氏は前職時代の後輩で、この日のお手伝いのためにわざわざ駆けつけてくれました。
ここまでで予定の2時間遅れ。でもセンターテーブルが入ったし、あとはギックスの本棚の据え付けだけど、こちらは大丈夫かいな？と思っているところでまたしても事件が発生します。
次回に続く。
【記事一覧はコチラから】
